Processos Trabalhistas no eSocial: tudo sobre os novos eventos

Saiba mais sobre a mudança que começou a valer no mês de outubro de 2023.

A inclusão do processo trabalhista no eSocial impacta a rotina do setor de RH das empresas, já que altera a forma como são tratadas as informações de reclamatórias na Justiça do Trabalho. A mudança, começou a valer em outubro de 2023, contempla o principal objetivo do eSocial, que é substituir obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias por um único sistema.

Além disso, o mesmo layout traz novidades sobre a inclusão do IRRF na DCTFWeb.

Cronograma do processo trabalhista no eSocial

Os processos trabalhistas serão enviados ao eSocial por meio de novos eventos, que detalharemos a seguir.

S-2500 – Processo Trabalhista;
S-2501 – Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista;
S-3500 – Exclusão de Eventos – Processo Trabalhista;
S-5501 ou S-5503 – Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista.

Prevista inicialmente para janeiro, depois para abril e depois para julho de 2023, a entrada em produção desta fase do eSocial foi adiada novamente. A Instrução Normativa nº 2.147 da Receita Federal, publicada em 30 de junho, estabelece que a apuração das informações referentes a decisões condenatórias ou homologatórias proferidas pela Justiça do Trabalho pela DCTFWeb, em substituição da GFIP, ocorre a partir de outubro de 2023.

Qual o prazo para o envio do processo trabalhista ao eSocial?

Há um marco temporal para os processos trabalhistas que devem ser informados ao eSocial, que é 1º de outubro de 2023. Ou seja, as informações que devem constar nos novos eventos são aquelas relativas aos:

a) processos trabalhistas cujas decisões transitaram em julgado do dia 1º de outubro de 2023 em diante;
b) acordos judiciais homologados a partir dessa mesma data;
c) processos cuja decisão homologatória dos cálculos de liquidação foi proferida a partir do marco temporal, mesmo que seu trânsito em julgado tenha ocorrido em data anterior; e
d) acordos no âmbito de CCP ou Ninter celebrados também do marco temporal em diante.

A partir disso, o prazo de envio do evento ao eSocial é até o dia 15 do mês subsequente. Ou seja, um processo trabalhista que tenha acordo ou decisão publicada, por exemplo, no dia 1º/10/2023 deveria ser enviado ao eSocial até 14/11/2023 (já que 15/11 foi feriado). Da mesma forma, um processo que teve trânsito em julgado em 2022, mas a sentença homologatória dos cálculos de liquidação somente foi publicada em 1º/10/2023, também deveria ser enviado ao eSocial até 14/11/2023.

Fases do processo trabalhista

Antes de abordar os novos eventos, vamos lembrar as etapas de um processo trabalhista e esclarecer como ele se relaciona com o eSocial. Em linhas gerais, uma reclamatória trabalhista é composta pelas seguintes fases:

Somente após a liquidação da sentença, quando todos os recursos foram esgotados e o processo transita em julgado (ou seja, o teor da ação já está decidido) é que o empregador é intimado a cumprir a decisão. Então, as informações devem ser enviadas ao eSocial.

Normalmente, as ações trabalhistas envolvem o pagamento de valores ao empregado e o recolhimento de contribuições por parte da empresa. Esses cálculos são feitos no decorrer do processo e homologados pelo juiz. À empresa cabe pagar e comprovar os depósitos, já que o processo só consta como encerrado quando o pagamento for feito. É dessa etapa que tratam os novos eventos do eSocial, que veremos a seguir.

Como informar processo trabalhista no eSocial?

Ao todo, o novo layout traz quatro novos eventos: um para envio de informações da reclamatória, outro para valores de contribuição, um evento para exclusão e outro de retorno do eSocial.

Vamos saber mais sobre eles:

S-2500 – Processo Trabalhista

O S-2500 é o evento do eSocial que registra as informações de processos trabalhistas na Justiça do Trabalho e também de acordos celebrados nas Comissões de Conciliação Prévia (CCP) e nos Núcleos Intersindicais (Ninter). Neste evento são prestadas informações cadastrais e contratuais relativas ao vínculo, às bases de cálculo para recolhimento de FGTS e da contribuição previdenciária do RGPS.

Quem está obrigado: todo declarante que em processos trabalhistas ou em demandas submetidas à CCP ou Ninter for obrigado a reconhecer ou alterar informações relativas a vínculo trabalhista ou recolher FGTS e contribuição previdenciária correspondentes. Importante: enquanto o FGTS Digital não entra em vigor, ainda é necessário gerar GFIP 650 para recolher FGTS.

Prazo de envio: até o dia 15 (quinze) do mês subsequente à data:
a) do trânsito em julgado da decisão líquida proferida no processo trabalhista;
b) da homologação de acordo judicial;
c) da decisão homologatória dos cálculos de liquidação da sentença; ou
d) da celebração do acordo celebrado perante CCP ou Ninter.

Importante:

O evento não deve ser utilizado para prestação de informação relativa a processos de trabalhadores, vinculados ao RGPS ou ao RPPS, que sejam da competência da Justiça Comum ou Justiça Federal. Ou seja, somente para ações da Justiça do Trabalho.
O O evento deve ser enviado pelo responsável pelo pagamento da condenação, ainda que não seja o empregador, como no caso de responsabilidade indireta (subsidiária ou solidária).
O evento S-2500 tem processamento independente dos demais eventos do eSocial, não interferindo na rotina mensal da folha de pagamento, nem nos registros trabalhistas constantes do Registro de Eventos Trabalhistas (RET).
Porém, caso a decisão judicial determine a alteração de informações constantes do RET, será necessário o envio da retificação do evento original correspondente. Isso quer dizer que, se um processo trabalhista teve como resultado o reconhecimento de vínculo trabalhista, é preciso fazer isso através de um processo de admissão e, em seguida, enviar o evento de processo trabalhista.
Este evento deve ser enviado mesmo quando não houver Contribuição Previdenciária, FGTS ou Imposto de Renda a recolher.
Atualize-se

A Escola Nacional da Inspeção do Trabalho (Enit) lançou um curso online gratuito sobre os eventos de processos trabalhistas no eSocial. O acesso ao conteúdo será feito em duas etapas: a primeira trata da escrituração do evento S-2500 (Processo Trabalhista). A segunda etapa aborda a escrituração dos eventos S-2501 (Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista) e S-3500 (Exclusão de Eventos – Processo Trabalhista).

Com vídeos curtos, o curso é apresentado em módulos. Isso facilita a localização do assunto. Após a conclusão, é possível obter o certificado de conclusão, se forem atendidas as condições previstas.

O curso Processos Trabalhistas no eSocial está disponível na página da ENIT.

Como recolher INSS de processo trabalhista no eSocial?

Com a inclusão dos processos trabalhistas no eSocial, as contribuições previdenciárias devidas a partir de decisões da Justiça do Trabalho passam a ser declaradas via DCTFWeb. Na prática, é a substituição da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia de Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social destinada a esse fim, a GFIP 650 após a vigência do FGTS Digital.

Além disso, também há impacto na forma de recolhimento do imposto de renda retido na fonte (IRRF) relativo aos valores de processos. Vamos saber mais sobre o evento que permite isso:

S-2501 – Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista

É o evento que informa os valores do imposto de renda retido na fonte e das contribuições previdenciárias, inclusive as destinadas a Terceiros. Esses valores incidem sobre as bases de cálculo constantes das decisões condenatórias e homologatórias de acordo proferidas nos processos da Justiça do Trabalho, nos acordos celebrados nas Comissões de Conciliação Prévia (CCP) e nos Núcleos Intersindicais (Ninter), que foram informados no evento S-2500.

Quem está obrigado: todo declarante que, em função do decidido nos processos trabalhistas ou nas demandas submetidas à CCP ou aos Ninter, for obrigado a recolher as contribuições previdenciárias e as destinadas a Terceiros e/ou o imposto sobre a renda retido da pessoa física.

Prazo de envio: até o dia 15 do mês subsequente ao do pagamento referido na decisão/acordo proferida no processo trabalhista ou no acordo celebrado perante a CCP ou Ninter.

Importante:

Este evento não deve ser enviado se não houver contribuição previdenciária ou imposto de renda incidente a recolher.

Deve ser enviado um evento S-2501 para cada processo trabalhista, independentemente do número de trabalhadores incluídos nesse processo como parte.

Porém, se a decisão judicial ou acordo autorizar o pagamento dos valores devidos em parcelas, para cada parcela quitada será transmitido um evento S-2501, a fim de registrar a competência e as respectivas informações dos tributos (base de cálculo e valor dos tributos) que estão sendo quitadas em cada parcela.

Como vimos, este evento só deve ser enviado quando houver contribuição previdenciária ou imposto de renda a recolher. Dessa forma, nos casos em que houver depósito judicial que garanta a integralidade do recolhimento desses tributos não é necessário o envio deste evento, pois o recolhimento será feito mediante ordem judicial.

Caso o depósito judicial não abranja a integralidade do recolhimento dos tributos, este evento deve ser enviado com os valores remanescentes.

Outros eventos relacionados

S-3500 – Exclusão de Eventos – Processo Trabalhista

Esse evento serve exclusivamente para tornar sem efeito um evento S-2500 ou S-2501 enviado indevidamente.

Quem está obrigado: o declarante quando necessitar tornar sem efeito um determinado evento S2500 ou S-2501.

Prazo de envio: sempre que necessária a exclusão de algum evento S-2500 ou S-2501 enviado indevidamente.

Importante:

A exclusão implica a perda dos efeitos jurídicos relativos ao cumprimento da obrigação de prestar informações ao eSocial, dentro dos prazos estabelecidos.
A exclusão de um evento S-2500 (informações da ação) não pode ser efetuada se houver um evento S-2501 (valores da ação) que faça referência a ele. Ou seja, para a exclusão do evento S-2500 deve-se excluir, primeiramente, o evento S-2501 a ele vinculado.

S-5501 e S-5503 – Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista

É um evento de retorno do eSocial para o evento de S-2501. O objetivo é mostrar ao declarante, com base nas informações transmitidas, os tributos apurados, as contribuições previdenciárias, as contribuições devidas a outras entidades e fundos e o imposto sobre a renda da pessoa física retido na fonte.

O retorno ocorre na medida em que o evento S-2501 ou o evento S-3500 (quando excluir o S-2501), forem processados com a devida integração à DCTFWeb.

O retorno com sucesso do evento S-2501 importa o envio dos créditos tributários apurados para o Portal da DCTFWeb no ambiente da RFB. O sistema utiliza as informações declaradas e apura o valor das contribuições previdenciárias e do imposto sobre a renda retido na fonte por código de receita (CR), conforme Tabela 29.

IRRF na DCTFWeb e substituição da DIRF

A versão S1.1 do eSocial também está relacionado à substituição da SEFIP/GFIP. O novo layout incorpora os ajustes necessários para a inclusão do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) na DCTFWeb. Ou seja, os eventos remuneratórios S-1200 e S-1210 são alterados para permitir o recolhimento do IRRF, o que atualmente ocorre via DARF 0561.

Porém as mudanças previstas pela Minuta da Nota de Documentação Evolutiva v. S-1.0 (NDE 01/2021) são atendidas apenas parcialmente. Isso porque ainda não será possível fazer a substituição completa da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte. A DIRF não será substituída no ano-base 2023, mas sim com as informações relativas ao ano de 2024, que seriam declaradas em 2025. Uma nova alteração de layout, a ser publicada no início de 2023, deve contemplar definitivamente as alterações necessárias para a substituição da declaração pelo eSocial.

Perguntas e respostas sobre processo trabalhista no eSocial

Por ser uma tarefa nova, ainda há muitas dúvidas sobre o processo trabalhista no eSocial. Respondemos algumas delas a seguir:

Quem é o responsável pelo envio do processo trabalhista ao eSocial?

Perante ao eSocial, o empregador é o responsável pelo pagamento da condenação e comprovação do pagamento. Isso significa que a informação precisa ser enviada, mas a definição da atribuição cabe a cada empresa (semelhante ao que ocorre com os eventos de Saúde e Segurança do Trabalho). Ou seja, é recomendável discutir internamente se essa será uma tarefa do RH ou do setor jurídico, por exemplo.

É necessário enviar o histórico de ações trabalhista ao eSocial?

Não. Os eventos a serem enviados são relativos somente aos processos com decisão ou acordo publicados a partir de 1º de outubro de 2023.

Como fazer um reconhecimento de vínculo ou admissão retroativa no eSocial?

A admissão retroativa é uma das situações que geram dúvidas em relação ao eSocial. Isso porque, tradicionalmente, o envio do evento S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso do Trabalhador deve ser feito até um dia antes do ingresso do trabalhador na empresa. Ou seja, se o empregado começar a trabalhar no dia 10 de março, o S-2200 deve ser enviado até 9 de março, por exemplo.

Porém, o S-2200 não é utilizado para trabalhadores sem vínculo empregatício com a organização e nem para profissionais sob o regime estatutário. Mas se o reconhecimento de vínculo trabalhista com data retroativa for determinado por via judicial, é necessário enviar essa informação ao eSocial. Nesse caso, o RH deve gerar normalmente o S-2200, cadastrando os dados do empregado e informando a data de início do vínculo indicado no processo trabalhista. Só então é possível enviar o S-2500, relativo à ação judicial.

Existem outras situações relativas ao processo trabalhista no eSocial que impactam eventos anteriores, como o S-2300, o S-2299 e o S-2399. Para falar sobre isso, preparamos um eBook completo e gratuito.

Fonte: Suporte Gestão Seg & Company – por Eder Daré Advogado OAB/BA 56.647 – em 20/11/2023.